Mailarchiv
Rechtliche Grundlage
ACHTUNG - Übergangsfrist endete zum 31.12.2016!
Zum 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.
Archivierungspflicht ist nichts Neues.
Schon lange bevor die ersten Computer in den Büros zu finden waren gab es gesetzliche Regelungen für die korrekte Archivierung von Handels- und Geschäftsbriefen (z.B. je nach Rechtsform z.B. §37a HGB, §80 I AktienG, §35a I GmbHG um nur ein paar zu nennen)
Spätestens seit dem Inkrafttreten der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Anfang 2002 ist klar, dass die E-Mail vom Gesetzgeber als vollwertiger Handels- und Geschäftsbrief verstanden wird. Untermauert wurde dies 2007 mit der Impressumspflicht für E-Mails und Anfang 2015 mit dem Inkrafttreten der GoBD.
Auszüge aus der GoBD:
[...] Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Auf- bewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewah- rungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). [...]
[...] Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. [...]
Aus diesem Grund müssen E-Mails, genau wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse gemäß den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung archiviert werden.
Was bedeutet das genau?
Rechtssichere Archivierung
Aus den Augen aus dem Sinn? Nicht bei geschäftlichen E-Mails.
Geschäftliche E-Mails müssen 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher und elektronisch auswertbar archiviert werden.
In der Praxis reicht es also nicht seine Mails lokal auf dem Computer zu sichern, da eine ordnungsgemäße Speicherung der E-Mails einigen Sicherheits- und Rechtsanforderungen unterliegt und eine rechtssichere Archivierung nötig ist. Unser Mailhosting in Verbindung mit dem Mailarchiv ist rechtskonform und sicher.
